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Consolle e atti & documenti









Consolle

E’ un modulo di SICP che dovrebbe costituire lo strumento informatico per gestire il ruolo e pianificare le attività di lavoro ordinario per ciascun magistrato penale.

Area penale

La pianificazione, l’organizzazione ed ottimizzazione del lavoro, avviene trasferendo la scrivania del giudice all’interno della Consolle, che garantisce al magistrato requirente e giudicante un accesso immediato a tutte le informazioni necessarie: ruolo con le relative scadenze (sia dei termini delle indagini e cautelari sia di quelli per il deposito delle sentenze), agenda, calendario udienze e statistiche.

La Consolle consente di personalizzare il proprio ruolo per ricalcare il più possibile i vari schemi personali e garantisce intuitive ed immediate funzionalità di ricerca,catalogazione e filtro.

Un collegamento diretto con il sistema di gestione del Registro Generale,permette poi di consultare informazioni in tale ambiente, senza dover accedere ulteriormente ad altri moduli applicativi.

Questo legame è oggettivamente indispensabile per realizzare una primavera scrivania virtuale per il magistrato, che consente anche la fissazione ed assegnazione informatizzata delle udienze del dibattimento ai collegi ed ai giudici monocratici. Verranno rispettate le logiche utilizzate dai diversi tribunali(realizzate come moduli esterni al framework della Consolle), garantendo così le assegnazioni dei procedimenti dibattimentali con criteri oggettivi (sistema GIADA).

Da poco è stato anche integrato in Consolle Penale il modulo Calendar.

Questo consente alle Procure della Repubblica la gestione automatizzata - utilizzando un algoritmo che garantisce un’equa distribuzione con criteri predeterminati e oggettivi- dell’assegnazione dei procedimenti e delle udienze e dei turni, consentendone una programmazione a lunga scadenza, anche tenendo conto delle richieste di congedo.

I servizi realizzati per la Consolle sono progettati mantenendo tra gli obiettivi la piena integrazione con il sistema di gestione del Registro Generale; pertanto non solo le due applicazioni potranno essere contemporaneamente attive sul computer, ma sono presenti rimandi logici ai dettagli di un fascicolo partendo dal medesimo procedimento.

La Consolle del magistrato diviene quindi un'applicazione che costituisce un'unica interfaccia per il magistrato dalla quale può accedere a tutte le funzionalità utili nello svolgimento del proprio lavoro.

Alcune delle funzionalità della Consolle, progettate per garantire massima semplicità e intuitività nel loro utilizzo, possono essere un valido strumento anche per il lavoro della cancelleria, in particolare per le estrazioni statistiche e la fissazione delle udienze.

Componenti principali

Le componenti principali della Consolle del Magistrato sono:

a) Ruolo: scrivania virtuale per i fascicoli in carico con classificazionipersonalizzabili ed evidenza delle varie scadenze; gestione di stampaimmediata dei documenti correlati al procedimento sulla base di modellipredefiniti e personalizzabili.

b) Agenda: calendario/scadenziario di tutti gli impegni personali edell’ufficio (udienze) con vista annuale, mensile, settimanale e giornaliera.

c) Statistiche: ampia gamma di reportistica sulle statistiche ministeriali eISTAT (a titolo esemplificativo per la Procura: M313PU, M313PG,M310/M320, Mafia e Terrorismo). Disponibilità di varie tipologie di elenchidi fascicoli, con estrazioni comparate e filtrate per singolo magistrato oper ufficio.

d) Monitoraggio: un insieme di statistiche generali sull’andamento dellavoro del magistrato e dell’Ufficio di appartenenza con relativarappresentazione grafica.

e) Preferiti:accesso diretto a banche dati, siti istituzionali e siti web di usocomune (anche personalizzati)

f) Giada: consente l’assegnazione informatizzata dei procedimenti ai gip/gup ed ai giudici del dibattimento sia collegiali che monocraticie contemporaneamente gestisce anche la fissazione della data delle rispettive udienze

g) Calendar: è il modulo che consente alle Procure della Repubblica di gestire in maniera automatica ed equa l’assegnazione dei procedimenti,delle udienze e dei turni di reperibilità consentendo una pianificazione anche annuale.



Atti e documenti

E’ un modulo applicativo del sistema SICP (Sistema Informativo della Cognizione Penale) che permette di redigere atti e provvedimenti in maniera dinamica attingendo i dati strutturati del fascicolo processuale tra quelli presenti sul database distrettuale del sistema.

Inoltre permette di alimentare il sistema stesso di nuovi dati (o modifiche di dati esistenti) inseriti durante la redazione del documento.

L’applicativo si pone l’obiettivo di semplificare il lavoro dei magistrati rendendo loro disponibili i dati presenti nel registro informatico e di poterli disporre negli atti al fine di ottenere una redazione semplificata dell’atto, di recepire in automatico le modifiche necessarie ai magistrati sui dati di registro, di proporre le modifiche del registro al cancelliere al fine di ottenerne un aggiornamento automatico in modo tale da snellire il lavoro dei cancellieri anche nella gestione del fascicolo.

Nella modalità On-Line (disponibile quando connessi alla rete giustizia) tutte le operazioni sono compiute attingendo dati dal SICP ed eventualmente restituendo dati a quest’ultimo.

Nella modalità Off-Line (sempre disponibile) l’utente può lavorare da una postazione non direttamente connessa alla rete giustizia, ovvero, dopo aver importato i dati dal SICP la connessione alla rete giustizia può essere interrotta e l’utente potrà lavorare con i dati da lui in precedenza importati.

Atti e documenti 1.0 (versione 6.6.2.0)

E’ l’applicativo attualmente in uso negli uffici giudiziari. E’ stato realizzato come componente aggiuntivo di word che si relaziona con il registro generale attraverso un albero che collega il set di dati del fascicolo al singolo atto che si sta redigendo. L’applicativo presuppone il corretto caricamento dei dati nel SICP e il loro continuo aggiornamento (es. nomine difensori, beni in sequestro, etc).

I vantaggi nell’uso dell’applicativo sono:

  1. Velocità e precisione dati nella redazione
  2. Preparazione di un numero indefinito di atti o documenti utilizzando la base dati SICP
  3. Possibilità di produrre atti in serie (copertine, report per verbali udienze)
  4. Controllo e riduzione errori
  5. Riduzione dei tempi
  6. Invio dati e atti al SICP (ora depositati nella piattaforma documentale)

Nonostante ciò l’applicativo è poco utilizzato negli uffici giudiziari per vari motivi:

  1. carenza di adeguata formazione on the job sia per i magistrati che per il personale amministrativo
  2. comparsa di errori difficili da risolvere per un utente medio
  3. eccessiva rigidità nella gestione dei dati immessi da SICP (variabili immodificabili)
  4. Mancanza di un kit standard di modelli adeguato per ogni tipologia di funzione.

Pertanto oggi la diffusione dell’applicativo è limitata a pochi uffici giudiziari. Peraltro è stato realizzato un vademecum operativo per rendere l’applicativo user-friendly. 

Atti e documenti 2.0

 

Anche la nuova versione è un sottosistema applicativo di SICP però sono state ampliate le funzionalità dell’applicativo (costruito come una app) e l’interfaccia è stata sganciata da Word, che viene aperto solo al momento della redazione degli atti.

A&D 2.0 non è più soltanto un redattore di atti ma al suo interno altre funzioni.

Caratteristiche

Le funzionalità offerte dalla APP si identificano in:

  1. Ricerca atti e procedimenti nella piattaforma documentale e relativa consultazione;
  2. Redazione atti, possibilità di condivisione degli stessi con gestione dei permessi, possibilità di firmarli digitalmente, invio degli stessi e deposito nel fascicolo;
  3. Certificazione degli atti che contengono annotazioni sul registro o che generano un work-flow su SICP;
  4. Creazione del flusso SICP a partire dall’atto (Annotazione Automatica su REGEWEB);
  5. Redazione atti massivi di cancelleria tramite batch con possibilità di selezione multipla dei fascicoli;
  6. Gestione atti esterni (importazione di atti non redatti con l’applicativonel fascicolo digitale);
  7. Gestione delle notifiche penali di atti creati attraverso la funzione di Redazione Atti ovvero acquisiti da documenti già presenti e importate nel sistema attraverso la funzione di Importa Atti e si avvale, per la spedizione, del collegamento con ReGeWEB– GLAP; 
  8. Creazione e gestione di nuovi modelli personalizzati.

Le funzionalità di redazione sono atte a recepire le informazioni presenti sul registro informatico e a dare la possibilità al magistrato di integrare con ulteriori elementi (ad esempio testo motivazione o capo di imputazione) mentre quella di certificazione permette al cancelliere di inserire automaticamente nel registro i dati inseriti dal magistrato nonché l’inserimento del documento nella piattaforma documentale. Inoltre, a seconda della tipologia dell’atto prodotto, si attivano una serie di automatismi in RegeWEB che aggiornano lo stato del fascicolo processuale. In particolare nel caso di Richieste o di Provvedimenti vengono anche inserite automaticamente delle annotazioni di tipo richiesta o provvedimento, oltre ad aggiornare l’iter dell’indagato e del fascicolo.

La fase di elaborazione vera e propria dell’atto viene eseguita all’interno del prodotto Microsoft Word personalizzato con l’aggiunta del componente Atti e Documenti 2, attraverso il quale si ha accesso ad una serie di funzioni e plug-in che consentono la redazione del documento in stretta relazione con le informazioni presenti sul fascicolo a cui l’atto fa riferimento.

All’apertura dell’atto, il documento viene caricato e presentato come avviene con un normale documento word; contestualmente all’apertura del documento viene avviata in automatico una procedura di aggiornamento dei campi presenti nel documento (in base al modello associato al documento) che vengono attualizzati con i dati della copia del fascicolo scaricato in locale.

Il documento risulta quindi disponibile con i campi e le formule valorizzati in base a quanto previsto dal modello selezionato e sul quale è basato il documento.

L’ambiente operativo Microsoft Office Word che il sistema mette a disposizione si presenta organizzato nei seguenti riquadri (come evidenziato nella seguente figura):

Figura 1 - Ambiente operativo Microsoft Office Word

1. il riquadro 1 – Componente Aggiuntivo è quello relativo al componente aggiuntivo Atti e Documenti 2, visualizzato attraverso la presenza del tab

e che mette a disposizione dell’utente i seguenti tasti funzione:

  • Convalida documento, che consente di verificare se il documento è stato creato in modo corretto, evidenziando, in caso contrario, eventuali anomalie riscontrate nel modello;
  • Aggiorna campi, che consente di valorizzare il contenuto delle formule presenti nel documento a partire dal valore dei dati del fascicolo corrente;
  • Evidenzia campi, che consente di evidenziare in giallo (ovvero togliere l’evidenziazione, nel caso in cui siano già evidenziati) formule e oggetti presenti nel documento;
  • Pulisci tutti i campi, che consente di ripulire i campi presenti nel documento, eliminando il contenuto precedentemente caricato;
  • Pannello azioni, che consente di visualizzare il pannello Azioni documenti attraverso il quale si può interagire con gli oggetti messi a disposizione dal sistema;
  • Apri quadri fascicolo, che consente di aprire i quadri del fascicolo;
  • Opzioni Utente, che consente di specificare le modalità di numerazione dei capi di imputazione.

2. il riquadro 3 – Azioni documenti, è quello contenente tutti gli strumenti che consentono di eseguire azioni sul documento word. In modo particolare il riquadro è composto da quattro differenti sezioni:

  • Strumenti, che consente di navigare tra i dati del fascicolo ed utilizzare campi e formule presenti nel catalogo;
  • Blocchi di testo, che consente di inserire e gestire blocchi di testo;
  • Capi di imputazione, che consente di inserire e gestire i capi di imputazione, anche ricercandoli in banca dati;
  • Proposta Pena, che consente inserire e gestire le proposte di pena da inserire nelle richieste di decreto penale.

Ogni sezione è attivabile tramite la corrispondente etichetta, come mostrato nella figura seguente:

Queste funzioni sono state sviluppate per consentire all’utente la massima flessibilità possibile ad esempio potendo inserire con un semplice drug and dropnel singolo atto tutti i dati del fascicolo presenti sul SICP.

Inoltre è stata data al singolo utente la possibilità di creare i modelli utenti a partire dal singolo atto con un semplice click.

A&D 2.0, entro la fine del mese di marzo, dovrebbe andare in esercizio in alcuni distretti pilota. La app verrà corredata sin dal primo rilascio di un set di modelli standard per ogni tipologia di funzione (PM, GIP/GUP, DIB e CORTE d’APPELLO). 



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