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attestazioni di conformità nel PCT




Come già esposto nell’esame dei flussi del PCT ed, in particolare, nel flusso rappresentato dai depositi telematici dei soggetti abilitati esterni (avvocati, curatori ed ausiliari del giudice) lo scopo del PCT è quello di digitalizzare progressivamente un’attività, quella giudiziaria nel settore civile, che sino ad oggi si è prevalentemente svolta su supporto cartaceo perché cartacei sono ancora oggi la maggior parte dei documenti sui quali si fondano le pretese delle parti e perché ancora prevalentemente cartacee sono le attività degli ufficiali giudiziari e di molti giudici.

L’obbligatorietà del PCT in alcune fasi del giudizio o in determinati procedimenti ha così creato un regime ibrido con la necessità di frequenti passaggi dal documento cartaceo (detto: analogico) al documento informatico e viceversa.

Vi è poi l’attestazione di conformità prevista nel caso di utilizzo di una copia informatica di un documento informatico. E’ l’ipotesi dell’atto o provvedimento estratto in copia dai registri informatici di cancelleria e poi utilizzato come allegato in un deposito o in una notifica telematica.

 






Le possibili attestazioni

Nei paragrafi che seguono sono descritte le attestazioni che gli abilitati esterni possono compiere nell'ambito del PCT e delle notifiche telematiche:

 

1) il passaggio dalla carta al documento informatico

La normativa generale di riferimento si rinviene nell’art. 22 (“copie informatiche di documenti analogici”) del Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD). Questo articolo prescrive che:

1) se il documento informatico contiene la copia di atti pubblici, scritture private e documenti in genere, compresi gli atti ed i documenti amministrativi di ogni tipo, formati in origine in cartaceo e spediti o rilasciati dai depositari pubblici autorizzati e dai pubblici ufficiali, hanno piena efficacia, ai sensi degli artt. 2714 e 2715 c.c., se ad essi è apposta o associata, da parte di colui che li spedisce o rilascia, una firma digitale o altra firma elettronica qualificata. La loro esibizione o produzione sostituisce quella dell’originale;

2) le copie per immagine su supporto informatico di documenti originali formati in origine su supporto analogico (quindi, tutti i documenti originariamente cartacei) hanno la stessa efficacia probatoria degli originali da cui sono estratte, se la loro conformità è attestata da un notaio o da altro pubblico ufficiale a ciò autorizzato, con dichiarazione allegata al documento informatico e asseverata secondo le regole tecniche stabilite ai sensi dell'articolo 71;

3) le copie per immagine su supporto informatico di documenti originali formati in origine su supporto analogico nel rispetto delle regole tecniche di cui all'articolo 71 hanno la stessa efficacia probatoria degli originali da cui sono tratte se la loro conformità all’originale non è espressamente disconosciuta.

Le regole tecniche sul documento informatico di cui all’art. 71 CAD sono state pubblicate il febbraio 2015 e sono contenute nel DPCM 13 novembre 2014 in vigore dall’11 febbraio 2015 che all’art. 4, comma 3, prevede: “Laddove richiesta dalla natura dell’attività, l’attestazione di conformità delle copie per immagine su supporto informatico di un documento analogico di cui all’art. 22, comma 2, del Codice, può essere inserita nel documento informatico contenente la copia per immagine. Il documento informatico così formato è sottoscritto con firma digitale del notaio o con firma digitale o firma elettronica qualificata del pubblico ufficiale a ciò autorizzato. L’attestazione di conformità delle copie per immagine su supporto informatico di uno o più documenti analogici può essere altresì prodotta come documento informatico separato contenente un riferimento temporale e l’impronta di ogni copia per immagine. Il documento informatico così prodotto è sottoscritto con firma digitale del notaio o con firma digitale o firma elettronica qualificata del pubblico ufficiale a ciò autorizzato”.

Il legislatore è intervenuto con una normativa speciale per il PCT introducendo nel d.l. 179/2012 con l’art. 19 del d.l. 27 giugno 2015, n. 83, convertito, con modificazioni, dalla legge n. 132/2015, gli artt. 16-decies e 16-undecies del d.l. 179/2012.

L’art. 16-decies riconosce un potere di certificazione di conformità ad un’ampia categoria di abilitati esterni stabilendo che “il difensore, il dipendente di cui si avvale la pubblica amministrazione per stare in giudizio personalmente, il consulente tecnico, il professionista delegato, il curatore ed il commissario giudiziale, quando depositano con modalità telematiche la copia informatica, anche per immagine, di un atto processuale di parte o di un provvedimento del giudice formato su supporto analogico e detenuto in originale o in copia conforme, attestano la conformità della copia al predetto atto. La copia munita dell'attestazione di conformità equivale all'originale o alla copia conforme dell'atto o del provvedimento”.

Si deve, tuttavia, ritenere che la norma si riferisca agli atti processuali di parte o ai provvedimenti del giudice detenuti dal depositante in formato cartaceo in originale o in copia conforme (si pensi al ricorso per decreto ingiuntivo ed al relativo decreto ingiuntivo notificati cartaceamente al debitore e che vengono depositati telematicamente in allegato all’istanza per l’esecutorietà ai sensi dell’art. 647 c.p.c. oppure all’atto di citazione notificato nei modi tradizionali tramite ufficiale giudiziario e poi depositato telematicamente o ancora alle attestazioni previste ora nelle procedure espropriative dagli artt. 513, 543 e 557 c.p.c.) ma non riguarda anche tutti quegli altri documenti, che solitamente si allegano in sede di deposito, che non possono definirsi come atti processuali di parte o un provvedimento del giudice, come, in base all’esempio di prima, la fattura commerciale o il contratto stipulato dalle parti.

L’art. 16-undecies ai commi 2 e 3 prevede che questa attestazione può essere fatta o nello stesso documento informatico contenente la scansione per immagine del documento cartaceo oppure in un documento informatico separato. Se, tuttavia, la copia informatica di un documento analogico deve essere utilizzata per una notifica telematica, l’attestazione deve necessariamente essere inserita nella relazione di notificazione, così come peraltro prescrive l’art. 3-bis della legge 53/1994.

Sempre il comma 3 dell’art. 16-undecies rinvia alle specifiche tecniche del DGSIA per le modalità di individuazione della copia cui l’attestazione si riferisce ha luogo esclusivamente secondo le modalità stabilite nelle specifiche tecniche stabilite dal responsabile per i sistemi informativi automatizzati del Ministero della giustizia.

Queste specifiche sono state introdotte con l’art. 19-ter inserito nel Provv. DGSIA del 16,4.2014 dal DM 28 dicembre 2015 il quale ha previsto che in questo caso l’attestazione è inserita in un documento informatico in formato PDF e contiene una sintetica descrizione del documento di cui si sta attestando la conformità nonché il relativo nome del file. Il documento informatico contenente l’attestazione è sottoscritto dal soggetto che compie l’attestazione con firma digitale o firma elettronica qualificata.

 

2) il passaggio dal documento informatico alla carta

La specifica disciplina contenuta nel CAD che prevede nei primi due commi nell’ art. 23 ("Copie analogiche di documenti informatici") che:

“1. Le copie su supporto analogico di documento informatico, anche sottoscritto con firma elettronica avanzata, qualificata o digitale, hanno la stessa efficacia probatoria dell'originale da cui sono tratte se la loro conformità all’originale in tutte le sue componenti è attestata da un pubblico ufficiale a ciò autorizzato.

2. Le copie e gli estratti su supporto analogico del documento informatico, conformi alle vigenti regole tecniche, hanno la stessa efficacia probatoria dell'originale se la loro conformità non è espressamente disconosciuta. Resta fermo, ove previsto l'obbligo di conservazione dell'originale informatico”.

Anche qui vi è una normativa speciale per il PCT. L’art. 16-undecies d.l. 179/2012 prevede al primo comma che “quando l'attestazione di conformità prevista dalle disposizioni della presente sezione, dal codice di procedura civile e dalla legge 21 gennaio 1994, n. 53, si riferisce ad una copia analogica, l'attestazione stessa è apposta in calce o a margine della copia o su foglio separato, che sia però congiunto materialmente alla medesima”.

Pertanto quando l’avvocato deve provare cartaceamente innanzi al Giudice di Pace ed alla Suprema Corte la rituale esecuzione di una notifica telematica deve procedere alle operazioni di stampa previste dall’art. 9, co. 1-bis, L. 53/1994 e redigere quest’attestazione così come indicato dall’art. 16-undecies.

Così ancora, quando il difensore, il curatore, il CTU, ecc. estraggono dai registri informatici atti o provvedimenti provvedendo alla loro stampa su carta, l’attestazione prevista dall’art. 16-bis, co. 9-bis, d.l. 179/2012 (di cui infra) deve essere compiuta con le modalità dell’art. 16-undecies e sempre questo articolo ricorda nell’ultimo periodo che i soggetti di cui all'articolo 16-decies, comma 1, che compiono le attestazioni di conformità previste dalle disposizioni della presente sezione, dal codice di procedura civile e dalla legge 21 gennaio 1994, n. 53, sono considerati pubblici ufficiali ad ogni effetto.

 

3) l'attestazione di conformità di copie informatiche di documenti informatici

La normativa generale del CAD all’art. 23-bis (“Duplicati e copie informatiche di documenti informatici”) prevede al secondo comma che “Le copie e gli estratti informatici del documento informatico, se prodotti in conformità alle vigenti regole tecniche di cui all’articolo 71, hanno la stessa efficacia probatoria dell’originale da cui sono tratte se la loro conformità all’originale, in tutti le sue componenti, è attestata da un pubblico ufficiale a ciò autorizzato o se la conformità non è espressamente disconosciuta”.

Per superare la normativa del CAD l art. 16-bis, co. 9-bis, del d.l. 179/2012 ha previsto che “(…). Il difensore, il dipendente di cui si avvale la pubblica amministrazione per stare in giudizio personalmente, il consulente tecnico, il professionista delegato, il curatore ed il commissario giudiziale possono estrarre con modalità telematiche [duplicati,] copie [analogiche o] informatiche degli atti e dei provvedimenti di cui al periodo precedente ed attestare la conformità delle copie estratte ai corrispondenti atti contenuti nel fascicolo informatico. Le copie [analogiche ed] informatiche, anche per immagine, estratte dal fascicolo informatico e munite dell’attestazione di conformità a norma del presente comma, equivalgono all’originale”. A questi soggetti viene, quindi, data la possibilità di estrarre copia informatica e di attestare la conformità della stessa al documento informatico contenuto nei registri e di procedere al deposito in altro fascicolo unitamente all’attestazione.

Occorre subito evidenziare che dal 2015 è possibile estrarre dai registri duplicati informatici per i quali non è necessaria l’attestazione di conformità. Invero, in virtù del primo comma dell’art. 23-bis del CAD “i duplicati informatici hanno il medesimo valore giuridico, ad ogni effetto di legge, del documento informatico da cui sono tratti, se prodotti in conformità alle regole tecniche di cui all'articolo 71” e queste regole tecniche (art. 5 DPCM 13 novembre 2014) stabiliscono che “il duplicato informatico di un documento informatico di cui all’art. 23-bis , comma 1, del Codice è prodotto mediante processi e strumenti che assicurino che il documento informatico ottenuto sullo stesso sistema di memorizzazione, o su un sistema diverso, contenga la stessa sequenza di bit del documento informatico di origine”.

Se il documento informatico che si intende depositare non è stato estratto dai registri (si pensi ad un atto rogato dal notaio con modalità informatica: Cfr.: D.lvo n. 110/2010 recante “disposizioni in materia di atto pubblico informatico redatto dal notaio, a norma dell'articolo 65 della legge 18 giugno 2009, n. 69”) ritrovano vigore le regole del CAD e, quindi, se non si tratta di un duplicato ma di una copia informatica, il regime dell’efficacia probatoria è quello stabilito dal riportato secondo comma dell’art. 23-bis.

 



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