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Il sistema documentale TIAP

Il sistema documentale TIAP



Profili organizzativi


IL SISTEMA DOCUMENTALE TIAP

Profili organizzativi

 

 

Premessa

Il TIAP (Trattamento Informatico Atti Processuali) è un applicativo sviluppato dal Ministero della Giustizia per la gestione informatica del fascicolo con possibilità di integrare i contenuti nelle varie fasi processuali con atti, documenti e supporti multimediali. L’obiettivo finale è quello di pervenire alla digitalizzazione del fascicolo attraverso la scannerizzazione – o acquisizione di file digitali – la classificazione, la codifica e l’indicizzazione dei fascicoli con possibilità di ricerca, consultazione, esportazione e stampa di interi fascicoli e/o di singoli atti.

La circolare DGSIA 26 gennaio 2016 n. 0001593.U ha individuato il T.I.A.P. come gestore documentale unico nazionale, facendo salvo il recupero del patrimonio documentale acquisito con gli altri sistemi più o meno diffusi sul territorio nazionale (AURORA, DIGIT, SIDIP) di cui si è stata prevista, infatti, apposita attività di migrazione.

Il gestore documentale TIAP è strutturato, pertanto, per seguire il flusso del processo e prevede che il fascicolo possa essere individuato in TIAP univocamente con la terna dei numeri PM/GIP/TRIB.

Riduttivo è parlare di mero documentale quando ci si riferisce al TIAP, in quanto non si tratta di un mero contenitore di atti processuali e documenti, quanto piuttosto di un sistema informatico che "gestisce" il fascicolo in tutte le fasi processuali di primo grado. Il sistema in particolare consente nelle diverse fasi processuali la "creazione" di fascicoli informatici – mediante la cd. discovery - con una cadenza che ricalca perfettamente la creazione dei fascicoli processuali cartacei.

Le modalità con le quali procedere alla discovery possono essere in gran parte personalizzate dagli uffici, così come può essere personalizzata la strutturazione del fascicolo al momento dell’inserimento degli atti e quella di visualizzazione in fase di successivo studio (ad esempio per documenti sparsi o raggruppati in faldoni), così come può essere personalizzata la indicizzazione dei fascicoli medesimi. Quest’ultimo aspetto, quello della indicizzazione, è fondamentale in quanto un fascicolo indicizzato in modo chiaro è evidentemente un fascicolo agevole da studiare. Al momento della installazione di TIAP in un ufficio giudiziario è pertanto di fondamentale importanza dedicare attenzione alla struttura dell’indice – in attesa della formazione di un titolario nazionale che il Ministero sta studiando – stabilendo i metadati che dovranno essere obbligatoriamente inseriti nel sistema al momento dell’acquisizione degli atti, metadati che potranno essere poi letti nell’indice al momento dello studio (ed esempio nome dell’interrogato in corrispondenza dello specifico atto in caso di fascicolo con 100 imputati). Sui metadati il TIAP consente, in particolare, due scelte: la loro obbligatorietà e/o la loro visibilità direttamente nella visualizzazione riepilogativa del fascicolo e non solo come dato del singolo documento.

Ancora: - Tiap logga tutti gli accessi - consente statistiche personali - è gestore di pec e quindi anche di notifiche, in maniera alternativa a SNT, ma con la peculiarità e l’utilità che le notifiche vengono originate direttamente a partire dai documenti presenti nel fascicolo e i loro esiti automaticamente ricollocati nello stesso in relazione agli atti a cui si riferiscono, nella direzione del fascicolo interamente digitale.

Il TIAP (Trattamento Informatico Atti Processuali) è un applicativo sviluppato dal Ministero della Giustizia per la gestione informatica del fascicolo con possibilità di integrare i contenuti nelle varie fasi processuali con atti, documenti e supporti multimediali. L’obiettivo finale è quello di pervenire alla digitalizzazione del fascicolo attraverso la scannerizzazione – o acquisizione di file digitali – la classificazione, la codifica e l’indicizzazione dei fascicoli con possibilità di ricerca, consultazione, esportazione e stampa di interi fascicoli e/o di singoli atti.

La circolare DGSIA del 26 gennaio 2016 ha individuato il T.I.A.P. come gestore documentale unico nazionale, facendo salvo il recupero del patrimonio documentale acquisito con gli altri sistemi più o meno diffusi sul territorio nazionale (AURORA, DIGIT, SIDIP) di cui si è stata prevista, infatti, apposita attività di migrazione.

 

 






Funzioni essenziali

Il gestore documentale TIAP è strutturato, pertanto, per seguire il flusso del processo e prevede che il fascicolo possa essere individuato in TIAP univocamente con la terna dei numeri PM/GIP/TRIB.

Riduttivo è parlare di mero documentale quando ci si riferisce al TIAP, in quanto non si tratta di un mero contenitore di atti processuali e documenti, quanto piuttosto di un sistema informatico che "gestisce" il fascicolo in tutte le fasi processuali di primo grado. Il sistema in particolare consente nelle diverse fasi processuali la "creazione" di fascicoli informatici – mediante la cd. discovery - con una cadenza che ricalca perfettamente la creazione dei fascicoli processuali cartacei.

Le modalità con le quali procedere alla discovery possono essere in gran parte personalizzate dagli uffici, così come può essere personalizzata la strutturazione del fascicolo al momento dell’inserimento degli atti e quella di visualizzazione in fase di successivo studio (ad esempio per documenti sparsi o raggruppati in faldoni), così come può essere personalizzata la indicizzazione dei fascicoli medesimi. Quest’ultimo aspetto, quello della indicizzazione, è fondamentale in quanto un fascicolo indicizzato in modo chiaro è evidentemente un fascicolo agevole da studiare. Al momento della installazione di TIAP in un ufficio giudiziario è pertanto di fondamentale importanza dedicare attenzione alla struttura dell’indice – in attesa della formazione di un titolario nazionale che il Ministero sta studiando – stabilendo i metadati che dovranno essere obbligatoriamente inseriti nel sistema al momento dell’acquisizione degli atti, metadati che potranno essere poi letti nell’indice al momento dello studio (ed esempio nome dell’interrogato in corrispondenza dello specifico atto in caso di fascicolo con 100 imputati). Sui metadati il TIAP consente, in particolare, due scelte: la loro obbligatorietà e/o la loro visibilità direttamente nella visualizzazione riepilogativa del fascicolo e non solo come dato del singolo documento.

Ancora: - Tiap logga tutti gli accessi - consente statistiche personali - è gestore di pec e quindi anche di notifiche, in maniera alternativa a SNT, ma con la peculiarità e l’utilità che le notifiche vengono originate direttamente a partire dai documenti presenti nel fascicolo e i loro esiti automaticamente ricollocati nello stesso in relazione agli atti a cui si riferiscono, nella direzione del fascicolo interamente digitale.

Il gestore documentale TIAP è strutturato, pertanto, per seguire il flusso del processo e prevede che il fascicolo possa essere individuato in TIAP univocamente con la terna dei numeri PM/GIP/TRIB.

Riduttivo è parlare di mero documentale quando ci si riferisce al TIAP, in quanto non si tratta di un mero contenitore di atti processuali e documenti, quanto piuttosto di un sistema informatico che "gestisce" il fascicolo in tutte le fasi processuali di primo grado. Il sistema in particolare consente nelle diverse fasi processuali la "creazione" di fascicoli informatici – mediante la cd. discovery - con una cadenza che ricalca perfettamente la creazione dei fascicoli processuali cartacei.

Le modalità con le quali procedere alla discovery possono essere in gran parte personalizzate dagli uffici, così come può essere personalizzata la strutturazione del fascicolo al momento dell’inserimento degli atti e quella di visualizzazione in fase di successivo studio (ad esempio per documenti sparsi o raggruppati in faldoni), così come può essere personalizzata la indicizzazione dei fascicoli medesimi. Quest’ultimo aspetto, quello della indicizzazione, è fondamentale in quanto un fascicolo indicizzato in modo chiaro è evidentemente un fascicolo agevole da studiare. Al momento della installazione di TIAP in un ufficio giudiziario è pertanto di fondamentale importanza dedicare attenzione alla struttura dell’indice – in attesa della formazione di un titolario nazionale che il Ministero sta studiando – stabilendo i metadati che dovranno essere obbligatoriamente inseriti nel sistema al momento dell’acquisizione degli atti, metadati che potranno essere poi letti nell’indice al momento dello studio (ed esempio nome dell’interrogato in corrispondenza dello specifico atto in caso di fascicolo con 100 imputati). Sui metadati il TIAP consente, in particolare, due scelte: la loro obbligatorietà e/o la loro visibilità direttamente nella visualizzazione riepilogativa del fascicolo e non solo come dato del singolo documento.

Ancora: - Tiap logga tutti gli accessi - consente statistiche personali - è gestore di pec e quindi anche di notifiche, in maniera alternativa a SNT, ma con la peculiarità e l’utilità che le notifiche vengono originate direttamente a partire dai documenti presenti nel fascicolo e i loro esiti automaticamente ricollocati nello stesso in relazione agli atti a cui si riferiscono, nella direzione del fascicolo interamente digitale.



Fascicolo digitale e visibilità

I parametri per l’accesso al fascicolo e la visibilità degli atti in esso contenuti sono:

  1. la fase processuale (per tiap è lo STATO del FASCICOLO) in cui ci si trova;
  2. l’associazione degli utenti,

secondo il seguente schema:

a) Fase delle indagini preliminari: il fascicolo in Tiap si trova in fase "IND. PREL:"

Il fascicolo è interamente visibile solo al PM titolare e agli utenti a questo collegati, salva la scelta di disporre l’autorizzazione personalizzata selezionando uno specifico elenco di utenti abilitati.

b) Richiesta della misura cautelare: il fascicolo in Tiap si trova in fase "IND. PREL: RMC"

Il titolare del fascicolo, ossia il Pubblico Ministero, dopo avere inserito gli atti necessari, può, durante la fase delle indagini preliminari, attivare una discoveryal GIP trasmettendo un sottofascicolo virtuale. L’ufficio del Tribunale "ricezione atti GIP" – utente che non è necessario che disponga delle autorizzazioni per accedere ("aprire") al fascicolo - riceve quindi un fascicolo TIAP "da assegnare GIP". Il soggetto abilitato assegna il fascicolo digitale ad uno specifico magistrato. Il fascicolo quindi risulterà accessibile dalla postazione del Giudice designato (possono essere resi visibili anche tutti i giudici dell’ufficio) e dagli utenti (ossia i cancellieri) a questi collegati o da quelli che il Giudice vorrà abilitare. Al P.M. toccherà, al momento dell'invio, individuare gli atti di cui intende operare la discoverya sostegno della misura, potendo anche selezionare parzialmente i documenti ed operando "omissis" sugli stessi; atti che rimarranno immodificabili. Successivamente, potrà essere operata esclusivamente la trasmissione di eventuali documenti integrativi, che però compariranno con la relativa data di trasmissione e nell’indice atti trasmessi in una separata sezione dello stesso denominata "Atti al seguito". 

c) Trasmissione atti al Tribunale del Riesame: "INVIA ATTI AL RIESAME"

Allo stesso modo la Procura – con la stessa discoveryutilizzata per il GIP – trasmette gli atti al Riesame attraverso l’attivazione della specifica funzione denominata "INVIA ATTI AL RIESAME". In tale ipotesi vengono trasmessi al riesame gli atti del sottofascicolo virtuale già trasmesso al GIP implementato della ordinanza applicativa della misura cautelare e degli eventuali atti compiuti al GIP. 

d) Fascicolo in stato "415Bis / GIP/GUP"

Con l’indicazione dello stato 415Bis si intende l’avvenuta conclusione delle indagini preliminari ed in tale sede il fascicolo è visibile al Magistrato titolare, a quelli esplicitamente autorizzati, e agli utenti a questi collegati.

Gli utenti GIP/GUP possono avere accesso al fascicolo nelle seguenti condizioni:

  • il fascicolo ha un proprio Numero R.G. GIP ed il Giudice cui si riferisce è tra quelli cui la propria utenza è collegata;
  • in alternativa, laddove nel fascicolo fosse presente uno dei documenti che ne liberalizzano l’acceso, quali il documento "Avviso ex Art. 415 bis C.P.P.", la "Richiesta di Rinvio a Giudizio", la "Richiesta di emissione di Decreto Penale di condanna" ed in generale uno degli atti, configurabili mediante il modulo di amministrazione, che vengono a tal uopo specificamente indicati.

Gli utenti del dibattimento non hanno accesso al fascicolo. 

e) Visibilità al Dibattimento

Gli utenti del dibattimento possono avere accesso al fascicolo, limitatamente ai documenti che risultano nello stato DIB. Il fascicolo per il dibattimento viene predisposto mediante gli strumenti TIAP SAD (Segreteria Atti Dibattimentali) o TIAP PUD (Preparazione Udienza Dibattimentale). A questo punto occorre che al fascicolo sia attribuito il Numero R.G. DIB e sia assegnato allo stesso il relativo Giudice o collegio.

L’inserimento del dato relativo al numero di R.G. DIB e del relativo magistrato titolare può avvenire, ad esempio, nella cancelleria centrale dibattimento che riceve i fascicoli ed una volta effettuata l’assegnazione tramite il registro generale, utilizzando la specifica funzione di TIAP - del tutto identica a quella prevista per il GIP – riporta il dato di assegnazione del fascicolo. Per far ciò è indispensabile che al fascicolo sia stato associato lo specifico magistrato virtuale denominato DA ASSEGNARE DIB, attività che viene effettuata in automatico dal sistema a valle della predisposizione del fascicolo del dibattimento mediante gli strumenti SAD e PUD utilizzati rispettivamente dalla Procura e dal Tribunale, oppure mediante l’inserimento da parte dell’utente di specifici documenti – configurabili mediante il modulo di amministrazione – la cui aggiunta nel fascicolo determina automaticamente lo stato del fascicolo quale "ASSEGNABILE AL DIBATTIMENTO". 

La Corte di Appello

Allo stato la Corte di Appello non ha un modulo in Tiap che consenta di acquisire gli atti. Non partecipa pertanto alla attività di acquisizione e catalogazione di atti in Tiap. Tuttavia, è possibile per le Corti di Appello – ciò avviene ad esempio presso la Corte di Appello di Napoli – di ottenere la possibilità di avere in visione le sentenze di primo grado, ed anche eventualmente gli atti presenti nei fascicoli processuali di primo grado presenti in Tiap. La visibilità delle sentenze – con conseguente possibilità di esportazione ed utilizzazione delle stese – richiede che il cancelliere degli uffici di primo grado, al momento della trasmissione in appello dei fascicoli – "liberi" l’intero fascicolo di primo grado o solo la sentenza (a seconda degli accordi intercorsi tra gli uffici giudiziari di primo e secondo grado) per la visibilità di appello.

 

 

Le sentenze presenti in questa sezione sono pubblicate per finalità di informazione giuridica. L’oscuramento dei dati è stato effettuato, ove necessario, in conformità alle disposizioni del D.lgs. 30 giugno 2003 n.196 (c.d. codice della privacy).



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