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Reingegnerizzazione

Reingegnerizzazione



Il percorso di reingegnerizzazione del sistema informativo del Consiglio.


Attraverso la reingegnerizzazione del sistema informativo i processi di lavoro del CSM saranno caratterizzati da innovazione ed efficienza.



Reingegnerizzazione e efficienza.


La reingegnerizzazione del sistema informatico del CSM ha l’obiettivo di predisporre gli strumenti per rendere più efficiente ed efficace l’azione degli uffici giudiziari del CSM nella sua veste di organo di governo autonomo della magistratura.

La realizzazione di un “nuovo” sistema informatico mira dunque al miglioramento della trasparenza e dell’efficienza dell’azione amministrativa, ribadendo la centralità del Consiglio rispetto alla c.d. governance degli uffici giudiziari.

Gli obiettivi di lungo termine.

  • Lo snellimento delle procedure consiliari, al fine di ottenere un notevole risparmio nei tempi tecnici di istruzione delle pratiche, con conseguente possibilità di ridurre i tempi di decisione e, in definitiva, di garantire che – a mero titolo esemplificativo - la copertura degli uffici direttivi, semidirettivi o ordinari o le valutazioni sulla professionalità del magistrato possano avvenire in tempi contenuti, con conseguente beneficio per gli organici dei diversi uffici.
  • La reimpostazione del sistema di governo tabellare, attraverso la “riforma” dell’attuale sistema di acquisizione e gestione dei progetti tabellari, con l’implementazione di un sistema fondato esclusivamente e interamente su flussi di dati completamente dematerializzati, caratterizzati da certezza statistica ed indirizzo gestionale, tali da consentire al CSM di svolgere il fondamentale e primario ruolo di controllo e di indirizzo nella materi dell’organizzazione giudiziaria, della assegnazione degli affari ai giudici,  della mobilità interna, della distribuzione dei carichi di lavoro; attività che ne fa, inoltre, un interlocutore molto più consapevole del Ministero della giustizia nel  campo della leale collaborazione che l’art. 110 Cost. suggerisce in tema di organizzazione e predisposizione dei servizi giudiziari, anche con riferimento alla gestione e modifica delle piante organiche o alla fase dell’ accesso alla magistratura (indizione dei concorsi in funzione delle reali esigenze di risorse umane).
  • La reimpostazione del sistema di acquisizione ed elaborazione dei dati relativi i flussi del lavoro giudiziario, al fine di avere aggiornati elementi di conoscenza per dislocare opportunamente le risorse attraverso il sistema della mobilità, e per ottimizzare il procedimento di valutazione della professionalità del singolo magistrato.
  • Lo snellimento delle procedure e la creazione di banche dati inerenti i flussi di lavoro, il cruscotto dell’ufficio e il fascicolo personale elettronico di ciascun magistrato, in modo da recuperare efficienza ed abbreviare i tempi delle procedure, con conseguente recupero di tempo e risorse umane sia per il Consiglio che per i Consigli giudiziari (in fase di istruzione delle pratiche e di trasmissione delle stesse al CSM), nonché per gli uffici giudiziari (in relazione alla trasmissione al Consiglio della documentazione inerente gli uffici o i singoli magistrati), e per i singoli magistrati (in termini di reperimento e trasmissione della documentazione al CSM).
  • L’incremento della trasparenza e conoscibilità tempestiva e diffusa delle decisioni consiliari, utile a consolidare il rapporto dell’istituzione con l’utenza e con i cittadini.

 

Documentazione rilevante:


La genesi della reingegnerizzazione.


Il progetto nasce dalla stipula di un “Protocollo di intesa fra il Ministro per la P.A. e l’innovazione e il CSM, per lo sviluppo di azioni congiunte volte ad accrescere la cultura della valutazione delle performance ed il miglioramento qualitativo dei servizi della giustizia italiana”, el 18 gennaio 2011 (il c.d. Protocollo Brunetta-Vietti), che prevede, in estrema sintesi, il finanziamento di interventi di riassetto organizzativo e innovazione tecnologica, al fine di migliorare le capacità del C.S.M. di monitorare e governare la performance dell’organizzazione giudiziaria dei magistrati, la gestione del personale della magistratura, la formazione professionale, nonché di valutare i risultati ed i comportamenti organizzativi dei dirigenti degli uffici, dei semidirettivi e dei magistrati in servizio.

In particolare, gli obiettivi del progetto di reingegnerizzazione possono essere così raggruppati:

  • Sistema informativo di governo dell’organizzazione tabellare
  • Sistema informativo del CSM relativo alla carriera del magistrato
  • Aspetti infrastrutturali e funzionali dei servizi informatici nel CSM

Più nel dettaglio, l’art. 2 del Protocollo così delinea gli scopi del progetto:

  1. permettere il governo e monitoraggio dell'organizzazione tabellare degli uffici giudiziari (predisposizione delle tabelle di composizione dell'ufficio, variazioni tabellari, gestione delle situazioni di incompatibilità e dei trasferimenti, delle assenze e degli incarichi extragiudiziali);
  2. realizzare un sistema centrale di raccolta dei dati informatizzati, utile per ampliare il patrimonio informativo del CSM;
  3. effettuare analisi comparative fra uffici;
  4. gestire il flusso documentale inerente l'attività di progettazione, realizzazione e modifica dell'organizzazione di ogni singolo ufficio giudiziario;
  5. gestire e analizzare il percorso professionale di ogni magistrato;
  6. gestire e analizzare i progetti di gestione dell'ufficio, gli obiettivi posti ed i risultati raggiunti;
  7. gestire un processo di valutazione quali - quantitativo delle attività di ogni magistrato;
  8. sviluppare un sistema di monitoraggio delle performance dell'organizzazione e delle capacità gestionali dei dirigenti dei dirigenti degli uffici e dei semidirettivi anche in rapporto agli indicatori dell'attitudine direttiva individuati di concerto con il Ministero della Giustizia.

La validità del progetto di reingegnizzazione ha portato il Consiglio ad ottenere un successivo finanziamento con fondi MEF, da parte del CIPE.

I lavori di reingegnerizzazione sono stati affidati, a seguito di gara d’appalto, alla società HPE srl (mentre il monitoraggio dell’esecuzione contratto  alla società STS consulting srl).


La palingenesi della comunicazione del CSM.


Uno dei temi trasversali che connota l’intera opera di innovazione tecnologica è la scelta del CSM di modificare radicalmente le proprie modalità di comunicazione e condivisione di informazioni verso gli uffici giudiziari e verso l’esterno, attraverso l’adozione di strumenti ispirati ai principi di trasparenza, efficacia ed efficienza.

Il Consiglio ha cioè adottato una precisa strategia di comunicazione digitale connotata da:

  • la creazione di servizi informativi rivolti agli utenti “interni”, uffici giudiziari e magistrati, relativamente a statistiche, gestione delle tabelle di organizzazione, informazioni sulle attività del Consiglio, procedure amministrative riguardanti gli stessi magistrati e uffici;
  • la condivisione delle informazioni fra Consiglio e uffici giudiziari;
  • l’implementazione delle relazioni istituzionali con altri organi nazionali e sovranazionali protagonisti dell’amministrazione della giustizia (quali Ministero della Giustizia, Scuola superiore della Magistratura, Consiglio nazionale forense, CCJE, CCPE, ENCJ), o coinvolti nella diffusione della cultura della legalità (quali Ministero dell’Istruzione, Comunità ebraiche, Ministero dei Beni culturali).
  • la costruzione di una web identity del CSM totalmente nuova, basata sulle c.d. logiche del web 2.0 (connotate cioè dall’interazione con gli utenti del web) e soprattutto sulla cura delle dimensioni informative e culturali dell’immagine pubblica del Consiglio stesso.
La realizzazione del nuovo sito internet.

La creazione di un sito internet totalmente rinnovato risponde all’esigenza di dotare il Consiglio di un mezzo che contribuisca a realizzare gli obiettivi strategici descritti nel punto 3.

Il nuovo portale diviene infatti il luogo per fornire informazioni e dati agli uffici e ai magistrati, per condividere i flussi informativi fra uffici, magistrati e Consiglio, per diffondere e implementare le relazioni istituzionali, per sviluppare la nuova web identity del CSM.

Il portale diviene quindi il luogo che rappresenta l’immagine pubblica del Consiglio, deputato a diffondere la conoscenza delle attività istituzionali, nell’ambito di una progressiva azione di trasparenza e condivisione dei dati e delle informazioni consiliari, fatti salvi, ovviamente, i limiti connessi alla tutela della privacy e alla riservatezza delle fasi istruttorie.

In secondo luogo, sia nella parte internet che in quella intranet, il portale è il luogo di interscambio di dati e informazioni fra uffici, magistrati e Consiglio superiore.

Pertanto, il portale si articola in sezioni ciascuna delle quali funzionale a raggiungere i suindicati obiettivi: l’area istituzionale fornisce le informazioni relative alla composizione e al funzionamento del Consiglio e contiene le principali delibere di carattere generale; l’area “attualità” fornisce informazioni aggiornate sul lavoro quotidiano dell’organo, attraverso news, comunicati stampa, la pubblicazione degli ordini del giorno e dei verbali del plenum, la pubblicità delle attività delle commissioni; le aree tematiche, a loro volta, costituiscono il luogo di approfondimento delle più rilevanti linee di azione del CSM (in materia di innovazione tecnologica, organizzazione degli uffici, buone prassi, giurisprudenza disciplinare, attività internazionale, pari opportunità).

Il recupero del patrimonio documentale del CSM.

La realizzazione del nuovo portale è stata l’occasione per avviare un processo di recupero e pubblicazione di materiali “storici” del CSM.

In particolare, un primo progetto, in convenzione sia con il Dipartimento Amministrazione penitenziaria del Ministero della Giustizia, sia successivamente con l’IPSZ, prevede la digitalizzazione e l’organizzazione dei documenti relativi alle attività della Commissione Antimafia del CSM, che negli anni ’90 si è occupata in maniera approfondita dei fenomeni di criminalità organizzata (mafia, camorra, ndrangheta) nel SUD Italia, procedendo, anche attraverso audizioni e rapporti, a redigere relazioni sugli epifenomeni criminali analizzati. Tali audizioni e relazioni, anche alla luce dei tragici fatti delittuosi del 1992, sono diventati una preziosa fonte di documentazione storica, che il Consiglio ha deciso di rendere disponibile (una volta terminato il progetto di digitalizzazione) a tutti i cittadini, in una propria sezione del sito.

Un secondo progetto, da sviluppare in parte in convenzione con il MIBACT, riguarda la decisione del Consiglio di creare una sezione del portale (denominata “giurisdizione e società”), in cui dare conto (e lasciare memoria storica) dell’attività della magistratura in settori fondamentali che hanno segnato profondamente il tessuto sociale italiano. Emblematicamente le sezioni si intitolano: antifascismo e resistenza, corruzione, mafie, terrorismo, ambiente e lavoro. In esse sono contenute le principali sentenze nelle indicate materie, quali i processi la strage di Sant’Anna di Stazzema, le Fosse Ardeatine, l’eccidio di Monte Sole, la non immunità degli Stati sovrani rispetto ai crimini di guerra; il processo per l’omicidio Impastato, per la strage di Capaci, per la strage di Via D’Amelio, il processo contro il clan dei casalesi c.d. Spartacus, il processo per l’omicidio di don Giuseppe Diana; il processo per inquinamento ambientale causato dalla centrale Enel di Porto Tolle. Si tratta solo di alcuni esempi di quella che non vuole essere una banca dati di giurisprudenza, ma esclusivamente una di luogo della memoria e della testimonianza del ruolo fondamentale svolto dalla magistratura nella storia del Paese.

I progetti di digitalizzazione, infine, riguarderanno anche le pronunce della sezione disciplinare (cui è dedicata una autonoma sezione del portale), i verbali dell’assemblea plenaria (anch’essi contenuti in una autonoma sezione), la documentazione storico-fotografica delle attività del Consiglio.

In estrema sintesi, la digitalizzazione dei documenti sopra descritti contribuisce a conservare la memoria e dare conto e ragione del ruolo costantemente svolto dal Consiglio quale imprescindibile baluardo dell’autonomia e dell’indipendenza della magistratura.

Il passaggio delle informazioni dalla intranet a internet.

Un ulteriore caposaldo cui si ancora il rinnovamento dell’immagine pubblica del Consiglio in un’ottica di trasparenza e condivisione delle informazioni è mutamento del luogo in cui le stesse sono messe a disposizione. In passato, difatti, le notizie e i documenti relativi all’attività del Consiglio e delle Commissioni erano tendenzialmente “confinate” nell’angusto spazio intranet, accessibile ai soli magistrati e agli uffici giudiziari.

Il nuovo portale, invece, ospita una intera sezione dedicata in cui il Consiglio dà conto delle proprie attività, indicando i vari appuntamenti istituzionali e, soprattutto, mettendo a disposizione di tutti i cittadini i propri ordini del giorno, i file audio delle sedute, gli esiti delle pratiche esaminate, nonché i documenti relativi a bandi di concorso, trasferimenti, esiti delle sedute di commissione (fatto salvo, naturalmente, il rispetto degli obblighi di riservatezza previsti dalla legge o dal Regolamento interno).

Un’altra sezione, inoltre, contiene una ampia e organizzata selezione delle principali delibere adottate dall’assemblea plenaria, corredate anche di un breve riassunto esplicativo.

 

Documentazione rilevante:


Il datawarehouse.


La realizzazione del datawarehouse (DWH) costituisce uno dei più importanti risultati dell’attività di reingegnerizzazione. Difatti, la costituzione di un sistema centrale di raccolta di dati informatizzati, consente al Consiglio di ampliare il proprio patrimonio di informazioni relativi all’attività degli uffici giudiziari nel settore civile e nel settore penale.

Attraverso tale strumento sarà possibile effettuare analisi statistiche fondamentali per l’adozione di talune decisioni consiliari, quali quelle inerenti la pubblicazione di posti vacanti, l’analisi degli standard di produttività degli uffici e dei magistrati, la valutazione dei programmi di gestione dei carichi di lavoro degli uffici, la valutazione delle attitudini professionali dei magistrati.

Inoltre, i dati statistici elaborati attraverso il DWH potranno essere resi disponibili a tutti gli utenti interessati, così incrementando la trasparenza e, soprattutto, la conoscibilità dell’effettiva attività degli uffici giudiziari.

In particolare, il DWH deve fornire al Consiglio elementi di valutazione nell’ambito di tutte le procedure consiliari che richiedono un’elaborazione numerica dei flussi di lavoro relativo ai magistrati o agli uffici. L’analisi dei flussi viene poi completata con l’analisi quali-quantitativa dell’attività degli uffici giudiziari.

Per ottenere i dati, è stata stipulata una convenzione tra il CSM e il Ministero della Giustizia, in forza della quale il CSM può acquisire copia della banca dati del Datawarehouse della Giustizia civile (DWH/GC), che diventa la fonte dei dati per la costruzione del DWH/CSM. Per il settore penale, in attesa della costruzione del Datawarehouse ministeriale dedicato, il CSM ha stabilito uno schema alternativo di raccolta dei dati basato sulla collaborazione degli uffici medesimi.

Una volta creato il DWH diverrà possibile pubblicare i flussi di lavoro dell’ufficio e del singolo magistrato e ottenere una fotografia aggiornata dell’attività dell’ufficio giudiziario e dei singoli magistrati.

Il servizio di pubblicazione dei dati statistici è rivolto principalmente agli uffici giudiziari, ai Consigli Giudiziari e alle Commissioni Flussi, ma anche agli stessi magistrati, che non dovranno più allegare le proprie statistiche alle varie istanze.

Documentazione rilevante:


Le buone prassi.


Il CSM ha prestato costante attenzione allo sviluppo delle buone prassi nella realtà locale, delineando un percorso teso a mettere a fuoco la realtà delle prassi territoriali in base ad un metodo di definizione delle prassi virtuose meritevoli di attenzione. È stato così creato un primo strumento di catalogazione e conoscenza delle buone prassi a disposizione degli utenti (si segnalano in proposito le delibere del 27 luglio 2010 sulla “Definizione, Rilevazione, Classificazione, Valutazione e Diffusione” e del 16 marzo 2011 “Istituzione della Banca Dati Nazionale delle Buone Prassi”).

Il progetto si è poi evoluto attraverso la scelta consiliare di procedere alla selezione delle prassi più adeguate alla moderna situazione degli uffici giudiziari e alla persistente carenza di risorse umane e materiali (in proposito, va menzionata la delibera del 17 giugno 2015).

Buone prassi e reingegnerizzazione.

Attraverso l’attività di reingegnerizzazione, il CSM ha creato un archivio storico delle numerosissime prassi indicate dagli uffici giudiziari italiani e un’area relativa all’organizzazione degli uffici e al progetto Buone prassi nel nuovo portale internet del CSM.

Particolare rilievo è stato attribuito alle pratiche organizzative che siano state sperimentate e abbiano assicurato risultati positivi, e in qualche modo misurabili, in due settori fondamentali

1)         La pianificazione della gestione dei carichi di lavoro, lo smaltimento dell’arretrato e la ragionevole durata del processo e altre buone pratiche relative al contenimento della durata del processo ed alla gestione degli affari seriali.

2)         L’assistenza al magistrato e l’Ufficio per il processo quali modalità di organizzazione e utilizzo dei tirocinanti o di altre risorse umane esterne, con specificazione delle modalità di acquisizione di tali risorse (quali l’utilizzo avanzato e innovativo della magistratura onoraria, le tecniche di integrazione delle diverse risorse umane interne ed esterne al servizio della giurisdizione, l’integrazione con gli strumenti tecnologici ed informatici come la Consolle del magistrato).


La digitalizzazione degli atti del Consiglio.


Un essenziale snodo, nell’ottica dell’efficienza dell’azione consiliare, è la digitalizzazione dell’attività del Consiglio. Attraverso la reingegnerizzazione del sistema informatico, cioè, il Consiglio mira a eliminare, tendenzialmente completamente, il supporto cartaceo nei processi di lavoro. L’attività amministrativa, cioè, dovrà essere gestita integralmente, dal momento dell’apertura della pratica, alla fase istruttoria, fino alla comunicazione all’esterno della decisione finale, attraverso procedure informatizzate e documenti creati direttamente su supporto elettronico.


L’archivio digitale dell’ufficio.


Attraverso la reingegnerizzazione e la digitalizzazione dei flussi di lavoro, diviene possibile creare l’archivio digitale dell’ufficio giudiziario, che conterrà:

  • I provvedimenti organizzativi adottati dai dirigenti degli uffici giudiziari;
  • I provvedimenti consiliari relativi all’ufficio giudiziario;
  • I provvedimenti del Consiglio Giudiziario attinenti all’organizzazione e funzionamento dell’ufficio stesso;
  • L’indicazione e la descrizione delle buone prassi realizzate e dei progetti avviati dall’ufficio.

L’obiettivo dichiarato è di realizzare un unico luogo virtuale tutti i documenti inerenti la “vita” dell’ufficio giudiziario, al fine di semplificare sia le attività dei dirigenti dell’ufficio stesso, sia la conoscibilità degli atti stessi da parte del Consiglio.

Documentazione rilevante:



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